Fyra tips för en smidigare revisionsprocess – så sparar vi tid tillsammans

Vi ser att det ibland förekommer vissa moment i revisionen som är återkommande och har en tendens att dra ut på tiden. Vi på Allians diskuterar internt hur vi kan effektivisera och korta ner revisionsprocesserna. En effektiv revision sparar tid, pengar och minskar stress för alla parter. Här är fyra konkreta tips som hjälper oss att undvika vanliga tidstjuvar och skapa en smidigare revisionsprocess.

1. Uppskattningar och bedömningar – dela ert resonemang

Poster som bygger på uppskattningar, såsom aktier i dotterbolag, färdigställandegrad i aktiva projekt eller restvärde på anläggningstillgångar, kräver extra granskning. I många fall behöver vi lägga tid på att förstå hur ni har resonerat och hitta underlag som styrker värdet, vilket både kan vara tidskrävande och komplicerat. Några exempel är:

Aktier i dotterbolag: Bedöm substansvärdet i dotterbolaget. Om substansvärdet är lägre än det bokförda värdet bör ett resonemang föras kring er värdering.
Färdigställandegrad i projekt: Uppdatera prognoserna för de budgeterade kostnaderna och bedöm om bruttovinsten/täckningsgraden stämmer med genomsnittet i färdigställda projekt. Detta ger bättre kontroll över att resursförbrukningen matchas med rätt mängd intäkter.
Restvärde på anläggningstillgångar: Redogör för hur ni bedömt restvärdet vid anskaffningstillfället.

När vi får en tydlig beskrivning av era antaganden och beräkningsmodeller kan vi snabbt bedöma rimligheten i värderingen och gå vidare med granskningen. Det minskar risken för felbedömningar, gör processen mer effektiv och minskar antalet kompletterande frågor.

2. Komplett bokslutsmaterial – skicka allt från början

Ofullständiga underlag är en vanlig tidstjuv. Vi stöter ofta på bokslutsspecifikationer som saknar tillhörande dokumentation, vilket innebär att vi behöver lägga tid på att inhämta dessa (antingen själva eller via mejl/telefon). När materialet är komplett från början kan vi arbeta mer strukturerat och utan avbrott, vilket gör att vi kan fokusera på att revidera i stället för att jaga underlag.
Se till att samtliga specifikationer har tillhörande dokument. Några exempel är:

Interimskonton: Skicka gärna med inköps- eller försäljningsfakturor för upplupna intäkter/kostnader, lönespecifikationer eller bonusunderlag.
Upparbetat ej fakturerat / Fakturerat ej upparbetat: Bifoga projektavtal samt fakturor eller hänvisa till vilka fakturor det avser. Skicka gärna med projektredovisningen.
Pågående arbete för annans räkning: Bifoga projektavtal samt fakturor eller hänvisa till vilka fakturor det avser. Skicka gärna med projektredovisningen.
Signerade kassa- och lagerinventeringsintyg: Signera inventeringsintyget direkt efter inventeringen och skicka med det under bokslutsspecifikationerna.

3. Möten på plats eller via Teams – effektivare dialog

Mejltrådar tar tid. Ett möte eller ett besök på plats gör att vi kan lösa frågor direkt. Vi kommer gärna ut och genomför revisionen (och förvaltningsrevisionen) på plats om det är möjligt. Dels för att vi lär känna er och er verksamhet bättre, och dels för att vi ser att tidsåtgången per revision minskar.
Boka gärna ett möte tidigt i processen. Vi kan ofta beta av många frågetecken snabbt och effektivt i stället för veckor av mejl.
Vi tar gärna löpande möten under året om ni står inför komplexa transaktioner eller händelser, vilket gör att vi kan hjälpa er att förutse utmaningar, ge råd i rätt tid och säkerställa högre kvalitet genom att undvika tidspress vid bokslut.

4. Deadlines

Tidsplanering är avgörande för att revisionen ska flyta på effektivt. När deadlines inte hålls påverkar det inte bara vår planering, utan även er egen – särskilt för er med kalenderbokslut där våren ofta är en intensiv period med många parallella projekt.

Genom att hålla överenskomna tidsramar kan vi förbereda oss ordentligt, undvika flaskhalsar och säkerställa att revisionen blir klar i tid. Om det blir svårt att hålla den uppsatta tiden uppskattar vi att ni hör av er så snart som möjligt, så ökar chansen att hitta en ny lämplig tid för alla. Detta skapar en effektivare och mer behaglig revisionsprocess.

Med dessa fyra tips kan vi tillsammans minska tidstjuvarna och skapa en mer effektiv och förutsägbar revisionsprocess. Vårt mål är att göra revisionen så smidig som möjligt – för er och för oss.
Tack för ert engagemang och samarbete. Vi ser fram emot att fortsätta bygga effektiva processer tillsammans och önskar er ett framgångsrikt år!

Text:
Kristian Säyrä, Revisor
Allians Revision & Redovisning AB