Fakturering och moms – Vad måste en faktura innehålla och hur ofta deklareras momsen?
Att fakturera korrekt och redovisa moms rätt är avgörande för alla företagare. Fel i fakturor eller momsrapportering kan skapa problem med både kunder och Skatteverket.
Här får du en enkel guide till vad en faktura måste innehålla och hur ofta momsen ska deklareras beroende på företagets omsättning.
Vad måste en faktura innehålla?
Enligt 11 kap 8 § mervärdesskattelagen ska en fullständig faktura innehålla uppgifter som datum för utfärdande av faktura, löpnummer, säljarens registreringsnummer till mervärdesskatt. Fakturan skall även innehålla uppgifter om säljarens namn och adress, varornas mängd eller tjänsternas omfattning samt datum för varuleverans eller utförandet av tjänsterna.
Därtill skall beskattningsunderlaget för varje skattesats, mervärdesskattesatsen samt mervärdesskatten som ska betalas. Det finns flertalet ytterligare anpassningar man behöver göra exempelvis om köparen är skattskyldig, om köparen upprättar faktura, eller om varor vinstmarginalbeskattas.
För att sammanfatta: En faktura ska bland annat innehålla:
Fakturadatum och löpnummer
Säljarens namn, adress och momsregistreringsnummer
Köparens namn och adress
Varornas eller tjänsternas omfattning
Datum för leverans eller utförande av tjänst
Beskattningsunderlag per skattesats
Momsens skattesats och momsbelopp
Enkelt förklarat: En faktura ska visa vem som säljer, vem som köper, vad som säljs och hur mycket moms som ska betalas.
Hur ska moms anges på fakturan?
Moms ska alltid redovisas tydligt på fakturan. Det innebär att beskattningsunderlaget (pris före moms), den aktuella momssatsen (t.ex. 25 %, 12 % eller 6 %) och det totala momsbeloppet ska framgå. Om olika skattesatser används måste dessa redovisas var för sig.
Hur vet man vilken momssats som gäller?
Vilken momssats du ska använda beror på vilken vara eller tjänst du säljer:
25 % moms – den vanliga skattesatsen som gäller för de flesta varor och tjänster.
12 % moms – gäller bland annat för livsmedel, hotell och restaurang.
6 % moms – gäller för böcker, tidningar, kollektivtrafik, kultur och idrottsevenemang.
Vissa varor och tjänster är dessutom momsfria, till exempel sjukvård, tandvård, bank- och försäkringstjänster samt viss utbildning.
Huvudregeln är 25 % moms, men för vissa branscher finns reducerad moms eller undantag. Osäker? Kontrollera alltid med Skatteverkets listor för att vara säker.
Fakturera enkelt via Allians Online
Som kund i Allians Online kan du enkelt skapa och skicka dina kundfakturor direkt i det molnbaserade affärssystemet eller via en integrerad digital lösning.
Vi på Re-Allians ser till att inbetalningarna bokförs korrekt, att reskontran stämmer och att momsredovisningen hanteras. Du sköter faktureringen – vi tar hand om resten.
Skillnad mellan faktura och kvitto
Fakturan säger vad kunden ska betala – kvittot visar att kunden har betalat.
Många blandar ihop begreppen faktura och kvitto, men de har olika funktioner. En faktura är ett betalningsunderlag – den visar vad som ska betalas, till vem och när.
Den används oftast mellan företag och kunder vid försäljning av varor eller tjänster. Ett kvitto, däremot, är ett bevis på att en betalning faktiskt har genomförts. Fakturan kommer alltså före betalningen, medan kvittot kommer efter betalningen.
Krav på förenklad faktura
För mindre belopp gäller lättare regler. Enligt lagen kan en förenklad faktura användas när beloppet är under 4 000 kronor (inklusive moms). En förenklad faktura behöver inte innehålla alla uppgifter som en fullständig faktura, men måste alltid visa:
- Datum för utfärdande
- Identifiering av säljaren (namn och organisationsnummer)
- Vilka varor eller tjänster som sålts
- Det momsbelopp som ska betalas eller information som gör det möjligt att beräkna det
Fakturans betydelse i bokföringen
En faktura är inte bara ett dokument mellan säljare och köpare, det är också ett centralt underlag i företagets bokföring. Varje faktura måste sparas i minst 7 år och ligga till grund för momsredovisning, resultatrapporter och årsredovisning.
Det gäller både kundfakturor (intäkter) och leverantörsfakturor (kostnader). Numera får fakturor sparas digitalt, så länge de är korrekt arkiverade och lätt går att ta fram vid behov, exempelvis vid en revision.
Vanliga misstag att undvika när du fakturerar
Glömmer ange momsregistreringsnummer.
Anger fel momssats.
Har inte löpande fakturanummer.
Fakturor sparas inte korrekt (t.ex. bara i e-post).
Sammanfattning
En korrekt faktura är inte bara ett kvitto för köparen, den är också ett viktigt underlag för företagets bokföring och momsredovisning. Genom att se till att fakturorna innehåller alla obligatoriska uppgifter undviker du onödiga problem och säkerställer att både lagkrav och Skatteverkets regler följs.
Är du osäker på hur du ska utforma fakturor i ditt företag? Kontakta oss så hjälper vi dig att få ordning på fakturahantering och moms på rätt sätt.
