Ny kvittolag – slut på papper?

Vad har ändrats?
Det är framförallt 7:e kap. 6 § som ändras i Bokföringslagen (BFL) och det är tidpunkten då ett kvitto eller faktura får kastas som justeras. Tidigare så var man tvungen att spara pappersoriginalen i minst 3 år om det var överfört till en annan handling (digitalt) men nu så får man kasta dessa så snart räkenskapsinformationen har överförts (fotats, skannats). Man har även förtydligat att handlingarna endast får förstöras om överföringen med hänsyn till tekniska metoder, organisatoriska åtgärder och övriga omständigheter inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner.

Vad innebär då det här i praktiken?
Är det bara att fota sina papper och sen glatt slänga de? Nja, det beror lite på. Den nya lagen är tydlig med att man bara får förstöra originalen om det inte finns någon risk för att de nya digitala underlagen förändras eller försvinner.  Det gäller också att all information på till exempel ett kvitto är läsbart och tydligt i sin nya digitala form innan man slänger originalet. Här ser vi på Allians en liten risk med att man i sin iver att digitalisera och göra sig av med papper, hamnar i en situation där man har en massa digitala underlag som inte är helt läsbara, samtidigt som originalet är slängt.

Vår rekommendation är att man sätter upp rutiner för alla medarbetare som handskas med pappersunderlag (oftast kvitton) så att man på företaget kan säkerställa att vi har fått allt och att allt är läsbart. När till exempel ett utlägg är attesterat och utbetalt till en medarbetare, så borde det vara ok att slänga originalet då man redan i attestflödet bör ha säkerställt att kvittot kan läsas.

Nästa steg är också att fundera över sin arkivplan i bolaget. Hur ska alla dessa digitala underlag sparas så att man säkerställer att de är tillgängliga i 7 år? Det enklaste är att se till att man har ett bokföringssystem som klarar av att spara underlagen ihop med verifikaten, men här har man också ett ansvar som företagare att säkerställa att man kommer att ha tillgång till dessa underlag de kommande 7 åren. Fråga er leverantör, då de allra flesta systemen har lättillgänglig systemdokumentation.

Fram tills man är trygg i sina rutiner kring pappersoriginal, så tycker vi på Allians att en god medelväg är att spara alla sina pappersunderlag tills åtminstone räkenskapsåret är stängt och man har gjort klart sitt bokslut, årsredovisning och deklaration.

Retroaktivt?
Lagen gäller faktiskt också retroaktivt, vilket innebär att kvitton, fakturor och andra handlingar som har överförts innan den 1 juli får kastas, förutsatt att överföringen har skett i enlighet med kravet i 7 kap. 6 §. Här gäller det dock att man är väldigt säker på att all tidigare digital räkenskapsinformation faktiskt existerar, och att det inte finns underlag som bara finns i pappersform. Har man väl valt att slänga originalen så kan man i värsta fall stå där ett par år senare och sakna underlag.

Hjälp?
Vi på Allians har bra koll på hur man kan göra och vad de flesta system har för finesser kopplat till att spara digitala underlag. Tveka inte att höra av er till oss för att bolla och fundera över behoven som just ni har i ert företag. Det kan vara så enkelt som att bara få ett andra öga på redan befintliga rutiner, så att man utan en klump i magen kan slänga sina papper, till att få hjälp med att sätta upp ett helt flöde med digitala underlag.

Hör gärna av er om ni också funderar över andra frågor kopplat till detta, så som arkivplan, systemdokumentation, och bokföringslagens krav.

Text: Thomas Fredriksson, Affärsområdeschef Redovisning / Ekonomichef, Allians Revision & Redovisning AB