Det uppstår många frågor kring utlägg och kvitton, hur dessa ska redovisas och vilka regler som gäller för att spara kvitton. Hur får man till exempel hantera digitala kvitton? Och kan man slänga ett kvitto efter att det är inskannat?
Även Bokföringsnämnden får många frågor kring detta och har därför utökat sin information på sin sida, med frågor och svar kring hanteringen av kvitton.
Vi har sammanställt de viktigaste frågorna med svar här;
Hur länge måste räkenskapsinformation sparas?
Räkenskapsinformationen måste sparas i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det innebär för ett företag med räkenskapsår 1/7-30/6 att räkenskapsinformationen måste sparas i 7 år och 6 månader.
Måste jag spara ett mottaget papperskvitto när jag fotograferat eller skannat det?
Ja, du måste spara papperskvittot i tre år (om företaget har kalenderår som räkenskapsår). Därefter räcker det med att du spar den digitala kopian resterande tid.
I vilken form ska kvitton sparas när anställda gör utlägg för företagets räkning?
Ett inköp som en anställd gör för företagets räkning är en affärshändelse i företaget. Det gäller oavsett om den anställde betalar med företagets pengar/kort eller med egna pengar eller ett kort som denne är betalningsskyldig för. Det kvitto (verifikation) som den anställde tar emot är företagets och ska hanteras på samma sätt som om företaget självt gjort inköpet. Tar den anställde emot ett papperskvitto, ska papperskvittot lämnas till företaget som ska spara det under arkiveringstiden. Är kvittot i elektronisk form, ska företaget spara det i elektronisk form.
Om en anställd använder en kvitto-app och fotar sitt utlägg/kvitto måste papperskvittot sparas de tre första åren.
Vårt företag har fått ett kvitto i både pappersform och elektronisk form. Måste båda sparas?
Om företaget tar emot kvittot i både pappersform och elektronisk form i nära anslutning till varandra, får företaget välja i vilken form det ska sparas. Det innebär att om företaget har valt att presentera och spara kvitton i elektronisk form så behöver inte papperskvittot sparas.
Men om företaget tar emot kvittot först i pappersform och sedan fotar kvittot så måste papperskvittot sparas i tre år och därefter spar du den digitala kopian (fotot) resterande tid.
Måste jag spara en mottagen pappersfaktura som jag skannat och sparat elektroniskt?
Samma gäller här som med kvitton, man har rätt att föra över räkenskapsinformation från pappersform till digital form. Pappersfakturan måste dock sparas i tre år och därefter räcker det med att spara den digitala kopian resterande år av arkiveringstiden (om företaget har kalenderår som räkenskapsår).
Vårt företag har en pappersbaserad fakturahantering men har nu fått en elektronisk faktura. Hur länge måste vi spara den elektroniska fakturan?
Den elektroniska fakturan får skrivas ut (överföras) och sparas i pappersform men det elektroniska dokumentet får förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Vårt företag har fått en faktura i både pappersform och elektronisk form. Måste båda sparas?
Om företaget tar emot fakturan i både pappersform och elektronisk form i nära anslutning till varandra, får företaget välja i vilken form den ska sparas. Det innebär att om företaget har valt att presentera och spara sina leverantörsfakturor i elektronisk form, så behöver inte pappersfakturan sparas. På motsvarande sätt behöver inte den elektroniska fakturan sparas om företaget har pappersbaserad fakturahantering.
Om företaget däremot först tar emot en faktura i pappersform och sedan skannar fakturan, innebär reglerna i bokföringslagen att även den ursprungliga pappersfakturan ska sparas i tre år.
Hur ska jag spara fakturor som jag skapar i datorn och skriver ut för att skicka till mina kunder?
Kundfakturor ska, i likhet med all räkenskapsinformation företaget upprättar, bevaras i det skick de fick när de sammanställdes. Räkenskapsinformationen anses sammanställd när den fått den form i vilken den är avsedd att presenteras i företaget. Ett företag som både upprättar och presenterar kundfakturor elektroniskt ska spara fakturorna i elektronisk form. Om företaget upprättar kundfakturorna elektroniskt men presenterar dem i pappersform i sin bokföring, ska fakturorna sparas i pappersform. Det är företagets val av presentationsform i bokföringen som avgör hur fakturan ska sparas och inte i vilken form kunden får den.
Källa: Bfn.se
